Physical Address
ICT Care, 145 Jail Rd, Jashore
01921-816779
Product, Supplier & Operations
– Business Name ঠিক হয়েছে।
– Brand তৈরি হয়েছে।
Page, Domain, Payment System এবং Basic Setup-ও প্রস্তুত।
এবার আসি এমন একটা জায়গায়, যেখান থেকে আপনার Business-এর বাস্তব Operations শুরু হবে।
কারণ Customer আপনার সুন্দর Logo দেখে প্রথমবার আগ্রহী হতে পারে।কিন্তু দ্বিতীয়বার Customer আসবে কিনা, সেটা অনেকটাই নির্ভর করবে,আপনি কী Product দিলেন, কীভাবে দিলেন এবং Customer Experience কেমন হলো,তার ওপর।
তাই এবার Product থেকে Delivery পর্যন্ত পুরো Process নিয়ে ভাবতে হবে।
১. Product কোথা থেকে আসবে?
– আপনি কি নিজে Product তৈরি করবেন?
– নাকি Manufacturer থেকে নেবেন?
– Wholesale Market থেকে কিনবেন?
– Supplier-এর মাধ্যমে আনবেন?
– নাকি Pre-order Model-এ কাজ করবেন?
প্রথমেই আপনার Sourcing Model ঠিক করুন।
শুধু একজন Supplier-এর ওপর পুরো Business নির্ভর করে রাখবেন না, যদি সেটা এড়ানো সম্ভব হয়।
কারণ Supplier-এর সমস্যা মানেই আপনার Customer-এর সমস্যা।
২. Supplier নির্বাচন করুন যাচাই করে
Supplier-এর Price কম হলেই সে ভালো Supplier, এমন নয়।
দেখুন,
– Product Quality কেমন?
– সময়মতো Delivery দেয় কি না?
– Minimum Order Quantity কত?
– Price কতটা Stable?
– Return বা Damaged Product-এর ক্ষেত্রে কী Policy?
– Customisation করা যায় কি না?
– Long-term Relationship করা সম্ভব কি না?
– Communication কেমন?
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ,আপনার Business বড় হলে Supplier আপনার সাথে Scale করতে পারবে কি না।
সম্ভব হলে একাধিক সম্ভাব্য Supplier-এর সাথে আগে থেকেই যোগাযোগ রাখুন।
৩. Sample ছাড়া বড় Order করবেন না
– নতুন Supplier পেয়েই বড় Stock নেওয়া শুরু করবেন না।
– আগে Sample নিন।
– নিজে ব্যবহার করুন।
– Quality Check করুন।
– Packaging দেখুন।
– Customer-এর দৃষ্টিকোণ থেকে দেখুন।
– সম্ভব হলে কয়েকজন Potential Customer-কে দেখিয়ে Feedback নিন।
তারপর বড় Order করুন।
কারণ,
Supplier-এর ছবি আর আপনার Customer-এর হাতে পৌঁছানো Product,এক জিনিস নাও হতে পারে।
৪. Quality Control System তৈরি করুন
Quality Control শুধু বড় Factory-এর জন্য নয়।
আপনি যদি ১০টি Product বিক্রি করেন, তবুও Quality Check দরকার।
– Product Receive করার সময় Check করুন।
– Delivery-এর আগে Check করুন।
– Packaging-এর আগে Check করুন।
বিশেষ করে,
– Wrong Product
– Wrong Size
– Wrong Colour
– Damaged Product
– Missing Item
– Defective Product
এসব যেন Customer-এর কাছে না যায়, Customer-এর হাতে যাওয়ার আগে শেষবার Product Check করার দায়িত্ব আপনার।
৫. Inventory Management শিখুন
– Product আছে মানেই Business ভালো চলছে,এটা সবসময় সত্য নয়।
– অতিরিক্ত Stock করলে টাকা আটকে যায়।
– কম Stock করলে Customer Order নিয়ে Product না পাওয়ার সমস্যা হয়।
তাই জানতে হবে,
– কোন Product কতটা দ্রুত বিক্রি হচ্ছে?
– কোন Product Slow Moving?
– কোন Product বেশি Demand-এ?
– কোন Product কখন Re-order করতে হবে?
– কতদিনের Stock রাখা নিরাপদ?
– এগুলো Track করুন।
৬. Dead Stock থেকে সাবধান
কিছু Product বিক্রি হচ্ছে না।কিন্তু উদ্যোক্তা ভাবছেন,
“একদিন না একদিন বিক্রি হবেই।”
এইভাবে মাসের পর মাস Stock পড়ে থাকে।আপনার Capital আটকে থাকে।তাই Slow-moving বা Dead Stock নিয়মিত Identify করুন।
প্রয়োজনে,
– Bundle Offer
– Clearance
– Limited Discount
– Gift
– New Packaging
– New Positioning
ইত্যাদির মাধ্যমে Stock Movement-এর চেষ্টা করতে পারেন।তবে শুধু Discount দিয়ে সব সমস্যার সমাধান হয় না।
কেন Product বিক্রি হচ্ছে না,সেটা আগে বুঝুন।
৭. Packaging-কে গুরুত্ব দিন
Online Business-এ Packaging আপনার Brand Experience-এর একটা অংশ।Customer Product হাতে পাওয়ার আগে সে আপনার Packaging-ই দেখবে।
তাই Packaging হতে হবে,
– Safe
– Clean
– Practical
– Brand Consistent
এবং আপনার Product অনুযায়ী যতটা সম্ভব সুন্দর।
তবে শুধু সুন্দর করার জন্য অপ্রয়োজনীয় খরচ করবেন না।Packaging-এর কাজ শুধু সুন্দর দেখানো নয়; Product নিরাপদে Customer-এর হাতে পৌঁছে দেওয়া।
৮. Delivery Partner নির্বাচন করুন
Online Business-এর জন্য Delivery একটা গুরুত্বপূর্ণ অংশ।Delivery Company নির্বাচন করার সময় শুধু Delivery Charge দেখবেন না।
দেখুন,
– Coverage Area
– Delivery Time
– COD সুবিধা
– Return Process
– Parcel Handling
– Customer Support
– Payment Settlement
– Damage/Loss Policy
– Tracking System
এবং আপনার Business বড় হলে তারা কতটা ভালোভাবে Service দিতে পারবে।কারণ Customer আপনার Delivery Partner-এর নাম মনে না রাখলেও,
Delivery Experience-এর দায় আপনার Brand-এর ওপরই পড়ে।
৯. একাধিক Delivery Option রাখুন
সম্ভব হলে Business-এর জন্য একটিমাত্র Delivery Partner-এর ওপর পুরোপুরি নির্ভর করবেন না।
– একজনের Service বন্ধ হলে কী করবেন?
– কোনো Area-তে Delivery সমস্যা হলে?
– COD Settlement আটকে গেলে?
– Emergency Delivery প্রয়োজন হলে?
– Backup Option থাকা ভালো।
– Business Continuity-এর জন্য Alternative Channel তৈরি করুন।
১০. Order Management System তৈরি করুন
Customer Order করার পর কী হবে?
এই Process লিখে ফেলুন।
Order Received → Confirmation → Payment/COD Verification → Product Check → Packaging → Delivery Handover → Tracking → Delivery Confirmation → Customer Follow-up
সবকিছু যদি শুধু আপনার মাথায় থাকে, Business বড় হলে সমস্যা হবেই।
তাই শুরু থেকেই একটা Simple System তৈরি করুন।
Google Sheet, Spreadsheet, Software বা আপনার Business-এর উপযোগী অন্য কোনো System ব্যবহার করতে পারেন।
১১. Order Confirmation-এর Process রাখুন
বিশেষ করে COD Business হলে Order Confirmation গুরুত্বপূর্ণ।
Customer-এর,
– Name
– Phone
– Address
– Product
– Quantity
– Price
– Delivery Charge
– Payment Method
এসব Confirm করুন।
ভুল Address বা ভুল Phone Number-এর কারণে Return হলে সেই Cost-ও আপনার Business-এর ওপর পড়ে।
তাই Order নেওয়ার সময় যতটা সম্ভব তথ্য সঠিকভাবে সংগ্রহ করুন।
১২. Return & Replacement Management
Return আসবেই,এমন Business নেই।কিন্তু Return আসতে পারে।
তাই আগে থেকেই ঠিক করুন:
– কোন পরিস্থিতিতে Return গ্রহণ করবেন?
– কোন পরিস্থিতিতে Replacement?
– কতদিনের মধ্যে জানাতে হবে?
– Delivery Charge কে বহন করবে?
– Damaged Product হলে কী করবেন?
– Wrong Product গেলে কী করবেন?
– Customer-এর সাথে কীভাবে Communication করবেন?
একটা Clear Policy রাখুন।
Return Policy Customer-কে শাস্তি দেওয়ার জন্য নয়,Business Process পরিষ্কার রাখার জন্য।
১৩. Customer Support শুধু “Inbox Reply” নয়
Customer Support মানে শুধু,“জি আপু, Price Inbox.”নয়।
Customer-এর প্রশ্ন বুঝতে হবে।সঠিক তথ্য দিতে হবে।সময়মতো Reply দিতে হবে।Complaint হলে শুনতে হবে।Problem হলে Solution দিতে হবে।
এবং Order-এর পরও প্রয়োজন হলে Follow-up করতে হবে।
মনে রাখবেন,Customer Support-এর কাজ শুধু Customer-এর প্রশ্নের উত্তর দেওয়া নয়; Customer-এর Experience Manage করা।
১৪. Supplier-এর সাথে Relationship তৈরি করুন
Supplier-কে শুধু Product দেওয়ার লোক হিসেবে দেখবেন না।Long-term Business Relationship তৈরি করুন।
সময়মতো Payment করুন।আপনার Requirement পরিষ্কারভাবে জানান।Quality Issue হলে Evidence দিয়ে কথা বলুন।
আপনার Business বড় হলে Supplier-ও যেন আপনার Growth-এর অংশ হতে পারে,সেই Relationship তৈরি করুন।কারণ ভালো Supplier অনেক সময় আপনার Business-এর গুরুত্বপূর্ণ Asset হয়ে যায়।
১৫. একজন Supplier-এর ওপর পুরো Business রাখবেন না
ধরুন আপনার Business-এর একমাত্র Supplier হঠাৎ Product দেওয়া বন্ধ করলো।
তখন?Business বন্ধ?
এই Risk আগে থেকেই ভাবুন।
সম্ভব হলে,Primary Supplier + Backup Supplier
রাখুন।
একইভাবে Delivery, Payment, Technology এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ Operations-এর ক্ষেত্রেও Alternative রাখার চিন্তা করুন।
১৬. SOP তৈরি করুন
SOP অর্থ Standard Operating Procedure।সহজ ভাষায়,একটা কাজ কীভাবে করতে হবে, তার লিখিত Process।
যেমন,
– নতুন Order এলে কী করতে হবে?
– Product Check কে করবে?
– Packaging কে করবে?
– Delivery Entry কে করবে?
– Customer Complaint এলে কীভাবে Handle করতে হবে?
– Return এলে কী হবে?
– এগুলো লিখে রাখুন।
আজ আপনি একা Business চালাচ্ছেন।কাল আপনার Team হবে।তখন Team যেন আপনার মাথার ভেতরের নিয়ম অনুমান করে কাজ না করে।
System লিখে রাখুন।
১৭. Business Owner হিসেবে সব কাজ নিজে করবেন না
শুরুতে আপনাকে অনেক কাজ করতে হতে পারে।
কিন্তু সব কাজ নিজের কাছে রেখে দিলে Business বড় হবে না।
ধীরে ধীরে ভাবুন,
– কোন কাজ Delegate করা যায়?
– কোন কাজ Outsource করা যায়?
– কোন কাজ Automation করা যায়?
– কোন কাজ শুধুমাত্র Founder-এর করা উচিত?
– আপনার কাজ শুধু প্রতিদিন Order Pack করা নয়।
আপনাকে ধীরে ধীরে Business-এর System তৈরি করতে হবে।
১৮. Customer-এর Feedback সংগ্রহ করুন
Product বিক্রি হয়ে গেছে মানেই কাজ শেষ নয়।
– Customer কী বলছে?
– Product কেমন লেগেছে?
– Packaging কেমন?
– Delivery কেমন?
– Price কেমন?
– কোথায় সমস্যা হয়েছে?
– কী Improve করা যায়?
এসব জানুন।
কারণ Customer Feedback আপনার Business-এর জন্য Free Market Research-এর মতো কাজ করতে পারে।তবে সব Feedback মানেই সব পরিবর্তন করতে হবে,এমনও নয়।
Feedback Analyse করুন।তারপর সিদ্ধান্ত নিন।
সবশেষে একটা কথা,একটা Online Business-এর Operations অনেকটা একটা Chain-এর মতো।
Supplier → Product → Quality → Inventory → Packaging → Order → Payment → Delivery → Customer Support → Feedback
এই Chain-এর যেকোনো একটি জায়গায় বড় সমস্যা হলে পুরো Customer Experience ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে।
তাই Business শুধু Facebook Page বা Website নয়।
Business হলো,একটা System।
আপনি আজ একা সবকিছু করতে পারেন।কিন্তু আপনার লক্ষ্য হওয়া উচিত এমন একটা System তৈরি করা, যেখানে আপনি না থাকলেও Business-এর গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো নিয়ম অনুযায়ী চলতে পারে।
মনে রাখবেন,
“A business that depends entirely on its owner is a job, not a scalable business.”
তাই শুধু Order পাওয়ার চিন্তা করবেন না।
Order পাওয়ার পর Customer-এর হাতে কীভাবে একটা ভালো Experience পৌঁছে দেবেন,সেটাও পরিকল্পনা করুন।
